15 Aplicaciones imprescindibles para una Empresa Recién Creada

¿Acabas de crear una empresa? ¿No tienes mucho dinero para gastar en tecnología, pero necesitas tener el control desde el primer momento? Con estas aplicaciones, todas gratuitas (permanentemente o para el uso que puede tener una pequeña empresa), tu empresa estará más avanzada tecnológicamente que el 80% de las empresas ya instaladas.




1. Ubuntun
Ubuntu es un sistema operativo gratuito, que puede usarse en lugar de Windows. Es muy fácil de usar, e incluye ya instaladas muchas aplicaciones de uso común. La actualización de todo el sistema es muy sencilla, ya que el mismo avisa cuando hay disponibles actualizaciones y se hacen de manera desatendida.
Ubuntu mejora la productividad, ya que es mucho más seguro y fiable que Windows: no existen los virus, un usuario normal no puede instalar juegos ni otro software que pueda perjudicar al rendimiento del ordenador, y no es necesario formatear e instalar todo de nuevo ni siquiera cuando hay una nueva versión.
Si se necesita usar alguna aplicación que solo está disponible en Windows, puede utilizarse VirtualBox, un sistema de virtualización que permite ejecutar Windows “dentro” de Ubuntu.
En resumen, usar Ubuntu en lugar de Windows supone no solo ahorrar costes de licencias, sino sobre todo ahorrar mucho tiempo que los empleados pierden cuando el ordenador se convierte en una fuente de problemas y no en una herramienta práctica y fiable.

2. Google Apps
Google ofrece a las pequeñas empresas la posibilidad de usar el correo de GMail con su propio dominio. Con todas las ventajas: disponibilidad, tamaño de buzón prácticamente infinito, encontrar rápidamente cualquier mensaje con su motor de búsqueda…
Además incluye Google Docs, una suite ofimática online que permite a varias personas colaborar para trabajar en un documento (un texto, una hoja de cálculo o una presentación). Los documentos pueden editarse desde cualquier ordenador conectado a Internet, y el usuario decide con quién comparte cada uno.
Con Google Sites se pueden crear intranets de manera muy sencilla, en las que se pueden compartir documentos creados con Google Docs o cualquier otra información.

3. OpenOffice
Google Docs resuelve la necesidad de crear la mayor parte de los documentos sencillos, pero para los documentos más elaborados, o para cuando no hay disponible una conexión a Internet, OpenOffice es la mejor opción. Está instalado por defecto en Ubuntu, pero también puede descargarse gratuitamente para Windows o para Mac.
Es muy fácil de usar para cualquiera que haya manejado antes una suite ofimática, es compatible con Office de Microsoft y además ofrece funciones muy interesantes, como la posibilidad de generar directamente documentos en formato PDF.

4. Wordpress
Wordpress no es sólo la principal plataforma para crear blogs, también puede ser una excelente herramienta para crear webs empresariales. Esta web está hecha con Wordpress, sin ir más lejos.
La ventaja de usar Wordpress es que facilita crear páginas que cumplen los estándares web, son accesibles y sobre todo son “amigables” para Google, con lo que es más fácil conseguir que nuestra web aparezca en los primeros puestos cuando un cliente busca nuestros productos o servicios.
Con Wordpress (y una de sus muchas plantillas gratuitas) cualquier persona sin conocimientos informáticos ni de diseño puede conseguir una web con una apariencia profesional, que es el primer paso para generar credibilidad en el cliente que la visita.

5. GIMP
GIMP es una aplicación de manipulación de imágenes similar a Photoshop. Si necesitamos tratar fotografías para nuestra publicidad, nuestra web, presentaciones, etc. ofrece un gran abanico de posibilidades. La potencia de GIMP tiene un coste: requiere un tiempo de aprendizaje.
Si lo que necesitamos es algo más sencillo, la mejor opción puede ser Picasa, que además de una edición muy fácil de imágenes facilita su organización.

6. Firefox
Navegar con Firefox es más rápido, más cómodo y más seguro que hacerlo con Internet Explorer. Y las miles de extensiones disponibles, desde traductores automáticos a herramientas de productividad, lo hacen todavía más útil.
Firefox es el navegador por defecto de Ubuntu, de manera que si usas Ubuntu no tienes que hacer nada para disfrutar de él. Pero también puede descargarse gratuitamente para Windows o Mac.

7. Dropbox
Dropbox es un servicio para sincronizar ficheros en Internet. Consta de un servidor y un cliente (con versiones para Windows, Linux y Mac). Con Dropbox puedes compartir ficheros con otras personas, hacer copias de seguridad automáticas, sincronizar ficheros y versiones entre distintos ordenadores (o entre un ordenador y un iPhone) y todo de manera segura y fiable. La versión gratuita del servicio permite almacenar hasta 2 GB, que es suficiente para casi cualquier empresa pequeña.

8. TrueCrypt
TrueCrypt es un software que crea un disco virtual encriptado en un fichero o en una memoria USB. Si tu empresa maneja datos confidenciales, la encriptación evita que en caso de que ningún intruso pueda acceder a esta información. Si manejas aunque solo sea un fichero de clientes o empleados con datos personales, ya es recomedable usar TrueCrypt: con respecto a la protección de datos, más vale pasarse de prudente que de insensato. TrueCrypt es gratuito y funciona en Windows, Mac y Linux.

9. Tikiwiki
Probablemente todo el que se ha conectado alguna vez a Internet conoce Wikipedia. Lo que muchas personas ignoran es que el concepto de wiki puede usarse como una eficaz herramienta de colaboración en una empresa. Un wiki hace fácil compartir información, crear documentación colaborando con otros, publicar novedades, etc., y es mucho más fácil de usar y más versátil que un gestor documental corporativo.
Hay muchas opciones para crear un wiki interno, pero nosotros nos decantamos por TikiWiki. Es fácil de instalar y de usar, tiene buen soporte, es personalizable y ofrece opciones interesantes para crear una Internet corporativa, como agregadores de noticias o foros.

10. Gestión MGD
En general es recomendable que una gestoría con profesionales expertos lleve los asuntos contables, fiscales y laborales de una empresa que empieza, pero algunos emprendedores pueden necesitar una aplicación de gestión contable, fiscal y de facturación para llevar un control paralelo de algunos de estos asuntos.
Gestión MGD es una aplicación gratuita muy fácil de usar y que integra facturación y contabilidad. Para una empresa pequeña, es una opción mucho mejor que otras aplicaciones que implican coste de licencia y son más complejas y difíciles. Solo está disponible para Windows, pero si usamos Linux siempre podemos ejecutarla en un escritorio virtual de VirtualBox.

11. vtiger

Un requisito imprescindible para que cualquier empresa tenga éxito es un sistema de ventas eficaz. Y eso requiere, incluso para empresas que tienen un solo comercial, una aplicación que facilite el control de clientes, el seguimiento de las ofertas, la planificación, que permita conocer las previsiones a futuro y analziar los resultados del pasado…
vtiger tiene toda la funcionalidad requerida, no tiene costes de licencia y puede instalarse en local o en Internet, de manera que los comerciales accedan a la información y puedan actualizarla desde cualquier lugar. Ofrece además la posibilidad de controlar las campañas de marketing, gestionar las relaciones con clientes, tiene un módulo para el control y seguimiento de incidencias, existe la posibilidad de crear “portales del cliente”, etc.

12. MailChimp
Muchas pequeñas empresas usan el correo electrónico como herramienta de marketing. Un boletín enviado periódicamente puede ser la mejor manera de recordar a los clientes que la empresa está ahí, dispuesta para atenderle cuando lo necesite.
Crear y gestionar a mano estos boletines puede ser una tarea tediosa y dar lugar a errores, por lo que una aplicación como MailChimp puede ser muy útil. MailChimp es una aplicación web, y es gratuita si tenemos hasta 500 suscriptores y hacemos menos de 3.000 envíos al mes, de modo que es perfecta para empezar. Si la empresa tiene éxito, crece y necesita más capacidad, hay un escalado de precios en función del número de suscriptores y envíos que vayamos a usar.

13. Skype
En un mundo globalizado, cada vez es más frecuente que tengamos la necesidad de hacer llamadas telefónicas al extranjero, que siguen siendo caras. Pero incluso las llamadas locales pueden ser más baratas usando skype. Si tienes delegaciones o teletrabajadores, instalando skype en los dos extremos las llamadas son gratuitas.
Skype te permite además hacer videollamadas, enviar SMS, hacer llamadas de grupo (varias personas hablando a la vez) y muchas otras funciones.

14. Dimdim
Si, como es cada vez más frecuente, tienes empleados o clientes en cualquier lugar del mundo, no necesitas invertir en equipos de videoconferencia para hablar con ellos. Dimdim es un servicio web que permite hacer videoconferencias vía web, sin necesidad de instalar nada en los ordenadores de los usuarios
Es gratis para conferencias con hasta 20 participantes, y tiene también una versión libre que se puede instalar en el servidor de la empresa sin costes de licencia.

15. Clocking IT
Clocking IT es una aplicación útil para llevar el control del tiempo y las tareas. Una de sus características es que puede hacerse tan potente o tan simple como el usuario requiera: puede utilizarse como un gestor de proyectos completo, tiene funcionalidades de wiki, para compartir archivos… Si la empresa factura a sus clientes por el tiempo dedicado puede usar las excelentes funciones de reporting para mostrar exactamente a qué se ha dedicado el tiempo.
Funciona como aplicación web gratuita, pero puede también descargarse e instalarse localmente (en Linux o Mac).

Escrito por Borja Prieto

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