¡Es momento de salir de casa y tener una oficina!

¿Buscas tener una imagen más profesional? Comienza por mudarte a un espacio corporativo (virtual o físico) o de coworking.

Por Estivaly Calva Tapia

Quizá trabajas desde casa y a menudo pierdes la concentración por distractores como el ruido de una licuadora mientras recibes una llamada telefónica. O eres de los que prefiere operar en una cafetería, pero ves tu productividad disminuida porque debes salir corriendo a buscar un cibercafé para imprimir un documento. Entonces, tal vez sea el momento de pensar en profesionalizar tu espacio de trabajo.

No te angusties, esto no significa que debas hacer una inversión millonaria para adquirir un inmueble para instalar una oficina. La buena noticia es que hoy existe la alternativa de rentar o compartir espacios de trabajo con otros emprendedores: los famosos coworking. Se trata de una tendencia que llegó a México hace aproximadamente tres años y que se enfoca en crear comunidades en las que puedes interactuar con otras personas que están haciendo negocios y hacer networking con ellas. Otra opción son las oficinas corporativas (tanto físicas como virtuales).

Ambas soluciones te permitirán tener un lugar digno para trabajar y reunirte con socios, colaboradores y proveedores. Este tipo de lugares casi siempre cuentan con instalaciones de primer nivel y están ubicados en zonas de prestigio y bien comunicadas. Además, cuentan con planes de renta mensual o por horas que van desde $1,000 por 25 horas al mes.

Las ventajas de estas opciones frente a un esquema tradicional de renta de cualquier inmueble es que no tendrás la preocupación de conseguir un aval y otros requisitos que no son fáciles de cumplir. Incluso, te olvidarás del sueldo de una secretaria y sus respectivas prestaciones. Tampoco hay que desembolsar en muebles y decoración; ni en luz, agua, Inter-net, teléfono, mantenimiento, seguridad, entre muchos otros gastos.

Una oficina corporativa o espacio de coworking te proporcionarán un domicilio para fines fiscales y comerciales; el cual puedes utilizar en tus tarjetas de presentación y página Web. Asimismo, contarás con contestación telefónica personaliza-da, manejo de agenda, una persona que reciba tu correspondencia y, a través de una aplicación tecnológica, las llamadas salientes no tendrán un cobro extra.

En el caso de las oficinas corporativas, algunas suelen tener sucursales en varios puntos estratégicos de una misma ciudad. De esta manera, puedes utilizar los servicios de toda su red con una única membresía.

El espacio idóneo

¿Cómo determinar si optar por una oficina física, virtual o espacio de coworking? La mayoría de estas alternativas cuenta con áreas abiertas, arquitectura y decoración acogedora, así como mobiliario cómodo que te permite estar sentado muchas horas.

También dispones de agua, bebidas calientes y algún tipo de snack; iluminación adecuada, aire acondicionado; salas de juntas, video conferencias; impresoras, copiadoras, escáners y faxes; lockers, paquetería y mensajería; incluso talleres, cursos y eventos de networking, entre otros.   

Ciertas marcas ofrecen algunos valores agregados como un asistente que toma la minuta en tus juntas, servicio de chofer particular o un traductor, como en el caso de Oficinas IBS. “Si alguien te dice que se diferencia de los demás por dar un buen servicio está en un error. Eso tiene que estar y no es un diferenciador”, asegura Leon Wladislawoski, gerente general de Oficinas IBS, donde una oficina virtual cuesta entre $1,200 y $1,500 al mes; y la renta de una sala de juntas entre $199 y $500 la hora. 

En tanto, Javier García, director general de IOS Offices, explica que por US$120 mensuales funcionan como el concierge de un hotel. “Cualquier solicitud que tengan los socios la atendemos: desde pedir un taxi, hasta cotizar algún viaje o mandar unas flores”. Por su parte, Cati Cerda, directora general de Regus México, afirma que “por un precio desde US$350 al mes un cliente puede tener una oficina fija con acceso 24/7 y una oficina virtual desde US$ 129 mensuales”.

Actualmente, algunas compañías recurren a este tipo de oficinas cuando tienen un proyecto y sólo requieren un espacio para sus empleados por un periodo determinado. O quizá la estrategia sea que el personal de ventas tenga su oficina virtual y el resto del equipo se encuentre en la sede principal. Otro caso es cuando una firma planea entrar a otras plazas sin pretender invertir en infraestructura. De este modo, si las cosas no salen bien, se ahorrarán pérdidas.

Sólo para emprendedores

Si una empresa quiere contratar los servicios de Intangible, un espacio de coworking localizado en la colonia Condesa de la Ciudad de México, pero no inspira a los demás miembros, prefieren no aceptarla. Este lugar busca personas que se admiren entre sí, que sean startups innovadoras y de calidad. “Somos exigentes. Aquí no entra nada más el que pueda pagar”, asegura Federico Casas, cofundador de este lugar.

La cuota por usuario es de $2,750 mensuales e incluye un lugar fijo para trabajar, salas de juntas, Internet de alta velocidad, copias, impresiones, escaneos, llamadas internacionales ilimitadas y el derecho a hacer eventos empresariales. En breve inaugurarán un laboratorio de innovación donde experimentarán con impresoras 3D, cortadoras láser, drones, realidad virtual, robótica y demás.  “A los proyectos que más les conviene un sitio como el nuestro son aquellos que tengan entre tres y cinco empleados”, aclara Federico.

Más que un espacio de coworking, Intangible es un constructor de empresas, sostiene su cofundador. El 80% de las startups que se reúnen en esta casona antigua fueron creadas por Federico y sus socios. “El otro 20% son aquellas empresas que llegan de afuera, aunque las consideramos especiales por su gran potencial”, agrega.

En la misma línea, profesionistas independientes, emprendedores y pequeñas empresas comparten en Centraal un mismo lugar para trabajar. Las cuotas van desde $1,000 al mes por 25 horas de trabajo, o si alguien desea un lugar fijo en salas compartidas el costo es de $4,500 mensuales por persona. Hay paquetes que permiten a la gente rotar con su computadora por las áreas de la casa (ubicada en el DF), como la cafetería o las terrazas. Y quien requiera un privado, la renta varía según el tamaño del espacio y algunos otros factores.

“De acuerdo a tus necesidades puedes alquilar de medio tiempo o tiempo completo, o solamente las salas de juntas. Sin embargo, una de las ventajas más importantes es que no trabajas aislado en tu casa o en un café, sino que aquí tienes acceso a toda una comunidad de emprendedores”, opina Rogelio Cuevas, cofundador de Centraal.

El Internet en Centraal es de 50 megas, 20 veces más potente que el de una cafetería. Además, este sitio suma valor al organizar eventos gratuitos para vincular a sus usuarios con el resto del ecosistema emprendedor. Por ejemplo, tienen una alianza con mentores de Google (de varias partes del mundo), quienes ayudan a optimizar modelos de negocio.

Una opción más es The Pool, un coworking con dos ubicaciones: Distrito Federal y Monterrey. Se diferencia por su horario de 24 horas. Cuenta con regaderas, cafetería, cabinas telefónicas, estacionamiento, parking de bicis y una estación de scooters eléctricos; así como una biblioteca de libros de negocios, creatividad e innovación. Y agregan beneficios por medio de diferentes convenios; entre ellos con Uber, City Express y Legalix. También involucran a sus usuarios en el mundo emprendedor a través de capacitación, mentoría, eventos, conferencias y congresos.

Airy Minor, coordinadora de comunicación de The Pool, explica que manejan cuatro membresías: libre, nacional, olímpica y elite. La primera es de $1,500, la segunda de $3,000 y la tercera de $4,500, con cuatro, ocho y 24 horas de acceso respectivamente. La cuarta implica una inversión trimestral de $45,000 por un equipo de trabajo de máximo tres personas con 24 horas de acceso y un programa de incubación o aceleración de empresas. Las oficinas privadas son para seis, ocho o hasta 12 personas y van desde los $ 22,000 en adelante. Cualquier esquema incluye todos los servicios (y los precios son más IVA). 

Como puedes observar, opciones hay y con una oferta diferenciada. La recomendación final es que visites personalmente cada una de ellas para que te enamoren. Valora su apariencia, precio, vocación de servicio y ventajas competitivas.

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