La productividad está sustentada en hábitos. No hay métodos ni herramientas que sirvan de algo si no somos capaces de desarrollar ciertos hábitos productivos.
Esta lista a continuación muestra los hábitos que han ayudado a ser más productivo a lo largo del tiempo a muchas personas:
1. Anota tus compromisos en el momento. Uno de los secretos mejor guardados de las personas más productivas es que no tratan de memorizar lo que tienen que hacer. Registra tus compromisos e ideas tan pronto como surgen –ya sea una tarea pendiente, una cita o una idea que puede dar lugar a algún proyecto personal o profesional. Para ello puedes utilizar uno o varios medios, como una libreta de papel, una grabadora de mensajes de voz o un dispositivo de mano, entre otros. Los papeles que representen compromisos –como una factura para pagar–, recopílalos en una bandeja.
2. Procesa los compromisos diariamente. En tu libreta o en la bandeja, los compromisos que adquieras con los demás y contigo mismo no sirven para nada. Al menos una vez al día debes revisarlos y decidir qué es lo que vas a hacer con ellos.
3. Deshazte de todo lo que puedas. Piensa dos veces antes de seguir adelante con cada compromiso. En muchas ocasiones son simplemente “basura”, o compromisos ficticios, cosas que se supone que deberías hacer, pero que en realidad no tienes obligación o deseos de hacerlo. Si puedes, deshazte de ellos inmediatamente.
4. Organízate utilizando listas. Traspasa los compromisos a un sistema confiable de listas donde estén organizados por contexto. Cada contexto debe representar una conjunto de actividades o compromisos que requieran un determinado recursos o ubicación para poderse realizar. Por ejemplo, cosas que se deben hacer en casa, en la oficina, al teléfono, mientras estás en la calle, etc. Igualmente, mantén una lista de proyectos o frentes abiertos, y otra de ideas o cosas que posiblemente querrás hacer en un futuro.
5. Agenda sólo aquello que tiene fecha y hora. El calendario solo sirve para anotar compromisos que tienen una fecha fija obligatoria –la consulta del dentista o una reunión. Todos tenemos imprevistos a lo largo del día que dan al traste con cualquier intento de planificar los compromisos. Si tratas de planificar tus compromisos es probable que no los puedas cumplir, lo que aumentará tu estrés y te obligará a replanificar constantemente.
6. Trabaja según contexto, energía y tiempo disponible. Ve cumpliendo tus compromisos en función del contexto en que te encuentres, el nivel de energía –alto o bajo– que tengas, y el tiempo que tengas disponible en cada momento. Por ejemplo, no es efectivo tratar de desarrollar un plan de proyecto si hoy tienes un mal día; quizá puedas resolver las llamadas pendientes y organizar tu archivo, que son tareas que requieren mucha menos energía. Igualmente, carece de sentido intentar sacar adelante el reporte de ventas si vas a estar todo el día en la calle; sería mejor liquidar los asuntos pendientes en el notario, o comprar las bombillas del salón que llevan semanas en tu lista de recados pendientes.
7. Mantén un sistema de archivo eficaz. Archiva cualquier material de referencia en un sistema de archivo sencillo. Trata de mantener todo lo que puedas en formato digital –ocupa menos espacio y puedes encontrar las cosas más rápidamente. Y nunca dejes papeles en pilas encima de la mesa o en bandejas para archivar después: ¡nunca lo harás!
8. Revisa tus listas de compromisos semanalmente. Una vez a la semana revisa tus listas contextuales y el calendario, y actualízalos. Elimina los compromisos cumplidos, mueve los que hayan sido cambiados, y añade los que hayan surgido nuevos.
9. Empieza tu día haciendo sólo lo importante. Eliminar las actividades de bajo impacto de tus rutinas matutinas, y empieza atacando los compromisos que supongan un avance significativo en tus proyectos importantes. Si estás escribiendo un libro, tu primer tarea será escribir 2 páginas del libro; si eres un jefe de proyecto, empezarás revisando los asuntos que tengas delegados en terceros; si eres responsable de un centro de soporte de usuarios, revisarás qué problemas nuevos han surgido para escalarlos adecuadamente.
10. Aplica la regla de los 2 minutos. Cuando un compromiso te lleve menos de 2 minutos de trabajo, hazlo inmediatamente, independientemente de su importancia y prioridad. Responder a un correo, autorizar una compra o reservar en un restaurante llevará menos tiempo que recopilar el compromiso, procesarlo, añadirlo a una lista, revisarlo, etc. De esta forma te quitarás de encima un porcentaje muy importante de asuntos pendientes.
11. Lleva registro escrito de tus logros y aprendizajes. Conocer los errores cometidos, dificultades encontradas y logros conseguidos te ayudará a hacer cada vez mejor tu trabajo y, en ocasiones, a motivarte cuando estés bajo de energía. Escribirlo es una forma de hacerte más consciente de ellos, y te permitirá revisarlos cuando lo necesites.
12. Respalda tu cosas regularmente. Realiza copias de seguridad del trabajo de tu ordenador con la periodicidad adecuada, en función de lo crítico de los datos y de la forma en que cambien. También debes mantener copia –si es posible digital– de los documentos importantes, como credenciales, tarjetas bancarias, pasaporte, escrituras públicas, etc. Como los seguros, las copias de seguridad se hacen esperando que nunca las llegues a necesitar; pero si un día las necesitas, agradecerás enormemente tenerlas.
13. Haz siempre lo menos posible. La productividad no se trata de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer poco de lo que DEBES que hacer, para poder dedicarte a lo que TE GUSTA hacer. Siempre que puedas, elimina, reduce, desecha compromisos, y dedícate a lo que realmente te interesa.
14. Aplica el Principio de Pareto (80/20). Aplicado a la productividad, este principio dice que sólo el 20% de las cosas que haces habitualmente aportan el 80% del valor a tu trabajo –entendiéndose por valor el trabajo que te permite avanzar en los proyectos importantes y que te hace alcanzar tus objetivos. Identifica ese 20% de cosas, y encárgate de hacerlas antes que ninguna otra cosa. Si te falta tiempo, es mejor que dejes sin hacer parte del otro 80% que no te aporta valor.
15. Reserva tiempo para relajarte y descansar. La productividad requiere de energía, y no puedes tener energía si no descansas adecuadamente. Tómate tiempo cada día para “anularte” intelectualmente, desconectar de todo y dejar que tu cuerpo y mente se relajen. De la misma forma, asegúrate de que duermes suficiente horas y con la suficiente calidad como para despertar dispuesto a atacar el problema más difícil que tengas entre manos en ese momento.
16. Haz ejercicio regularmente. Al contrario de lo que piensa mucha gente, una excelente forma de recargar pilas es haciendo ejercicio regularmente, preferiblemente todos los días. No tiene por qué ser ejercicio de mucha intensidad. Puede ser simplemente un paseo de 30 minutos. Aprovecha para escuchar música, o disfrutar de tu entorno.
17. Aliméntate de forma saludable. Junto con el descanso y el ejercicio, la alimentación es el tercer factor de éxito para que nuestro cuerpo y mente puedan funcionar al 100%. En realidad es muy simple: mantén una dieta equilibrada de hidratos de carbono, grasas vegetales, frutas y proteinas; come moderadamente a horas regulares –preferiblemente 5 veces al día; y evita los alimentos demasiado procesados.
18. Trabaja en bloques de tiempo fijos. Distribuye tus tareas de alto impacto y gran concentración en bloques de tiempo de entre una y dos horas –si te parece demasiado, puede intentar combinarlo con la Técnica del Pomodoro. Entre bloque y bloque haz descansos de 10 minutos, e intercala pequeñas sesiones de tareas que requieran un nivel de energía bajo, como llamadas telefónicas o archivar papeles.
19. No practiques la multitarea. Nunca trates de hacer más de una cosa al mismo tiempo, salvo que sean actividades que requieran muy poca concentración. Las tareas “pesadas” requieren de al menos 20 minutos para que alcancemos el modo de trabajo a pleno rendimiento. Así que interrumpirlas para hacer otra cosa tiene un alto costo en términos de tiempo –justo lo contrario de lo que pretendemos conseguir con la multitarea.
20. Desglosa las tareas complejas en subtareas. Si alguna tarea es demasiado compleja como para abordarla en bloques de tiempo fijos, haz primero un desglose en tareas más pequeñas.
21. Ejecuta las tareas sencillas en lotes. Para aprovechar los modos de trabajo, procura ejecutar todas las actividades “ligeras” del mismo tipo en un mismo lote. Por ejemplo, fija un momento de tu día para hacer todas las llamadas telefónicas, y otro para archivar papeles. De esa forma, podrás utilizar el principio de los bloques de trabajo de 1-2 horas, y te beneficiarás del “modo a pleno rendimiento” a los 20 minutos –o incluso menos– de haber empezado la actividad.
22. Utiliza mapas mentales para planificar tu trabajo. Los mapas mentales son una forma ideal para organizar ideas de forma natural. Gracias a los mapas mentales podrás estructurar todo tipo de información aprovechando al máximo la creatividad de tu cerebro.
23. Elimina las distracciones antes de empezar. Uno de los grandes enemigos de la productividad son las interrupciones, pues te impiden trabajar por lotes y alcanzar el “modo a pleno rendimiento”. Algunas interrupciones son inevitables –una llamada de tu jefe–, pero muchas sí las podemos controlar. Cierra tu programa de correo, cierra el navegador, apaga el teléfono móvil, desactiva las notificaciones de tu agenda… Y si es necesario, enciérrate en una sala durante 1-2 horas. Verás cómo aumenta tu productividad.
24. Define tus valores y misión personales. La productividad no es cuestión de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer lo que realmente te aporta valor, lo que te importa. Y difícilmente podrás saber qué es lo que te importa si no tienes claros tus valores y misión personales. A partir de ellos podrás empezar a orientar tu vida, creando objetivos a medio y largo plazo.
25. Define tus objetivos de manera S-M-A-R-T. El hecho de querer algo no lo convierte en un objetivo. Un objetivo debe ser concreto, medible, significar algo para ti. También debe ser alcanzable y estar limitado en el tiempo. Por ejemplo, “quiero estar delgado” no es un objetivo, es un deseo. Un verdadero objetivo sería: “voy a perder 10 kilos antes del 30 de septiembre, porque quiero reducir el riesgo de tener un infarto; para ello, tendré que perder medio kilo por semana, y lo pienso conseguir caminando 30 minutos todos los días y dejando de tomar refrescos”.
26. Revisa tus objetivos, misión y valores periódicamente. Con el tiempo todos evolucionamos y cambiamos, y con nosotros también lo hacen nuestros objetivos, misión y valores. Procura revisarlos con la suficiente periodicidad para asegurarte de que todavía son vigentes, o terminarás recorriendo un camino que no es el que querías.
27. Integra tus objetivos a tus compromisos diarios. Una vez tengas claros cuáles son tus objetivos a medio y largo plazo, crea proyectos que te permitan alcanzarlos. Por ejemplo, si quieres convertirte en un escritor, probablemente deberás empezar por escribir una primera novela, o a lo mejor tomar un curso de escritura creativa. Añade estas “ideas” a tu lista de proyectos y empieza a trabajar en ellos como en cualquier otra cosa que tengas pendiente en este momento.
28. Actúa siempre con perspectiva. Antes de iniciar una tarea piensa si esa tarea te aportará algún valor. ¿Te hará avanzar en tus proyectos importantes? Acostúmbrate a tener siempre contigo una lista de tus objetivos a medio y largo plazo –para ello, conviene que los tengas por escrito. Si esos objetivos son fruto genuino de tu misión y valores personales, la lista te ayudará a ganar perspectiva y a tomar la mejor decisión posible en cada momento. Por ejemplo, si de verdad quieres perder peso porque no quieres tener un infarto, en lugar de sentarte a ver la televisión cuando llegas a casa por la tarde, la perspectiva hará que te pongas ropa cómoda y salgas a caminar 30 minutos al parque.
29. Canaliza adecuadamente tus preocupaciones. Las preocupaciones son uno de los lastres de nuestra oportunidad, pues no nos permiten centrarnos en las cosas importantes. Curiosamente, las preocupaciones suelen ser fruto de la falta de atención a algún aspecto de tu vida. Si el sobrepeso te preocupa, entonces es porque no estás haciendo nada para remediarlo. Piensa exactamente qué cosas son las que te preocupan, define objetivos a medio y largo plazo, crea proyectos y ponte a trabajar ya para solucionarlo. A partir de ese momento dejará de ser una preocupación, porque te habrás convertido en parte activa de la solución.
30. Busca inspiración para motivarte. A veces resulta muy difícil hacer lo que uno tiene que hacer. No siempre tomar perspectiva funciona. En esos casos recurre a cualquier otra cosa. Utiliza la visualización positiva para imaginarte cómo será tu vida dentro de un tiempo si consigues tus objetivos. O imagina lo que haría tu ídolo o alguien que admiras en tu situación. También puedes buscar el apoyo de un amigo o un coach que conozca tu potencial y pueda impulsarte en los momentos bajos. No todo funciona para todos, ni todo el tiempo. Busca lo que funciona mejor para ti, y hazlo.
31. Simplifica, y luego vuelve a simplificar. “Menos es más”. No compliques las cosas sin necesidad. Cuanto menos listas, herramientas, proyectos, objetivos… más sencilla será la gestión de tu vida. Sé muy analítico y revisa constantemente si no estás complicando demasiado las cosas.
32. Sácale partido a la tecnología. La tecnología puede ser un verdadero agujero negro para nuestra productividad, pero también puede ser un trampolín si la usamos con inteligencia. Tareas que antes llevaban horas de trabajo, hoy suponen apenas minutos o segundos. Por ejemplo, mantener un archivo digital puede ahorrarte mucho espacio, dinero y tiempo si sabes cómo hacerlo. No dejes que el miedo o el desconocimiento te haga menos productivo.
33. Renuncia a todo aquello que no te aporte valor. Es muy tentador pasar horas jugando con la videoconsola, o navegar sin rumbo por Internet, pero es una gran pérdida de tiempo –a menos que lo hagas como parte de tu estrategia de desconexión mental. Todo lo que hagas debería tener un propósito claro, un por qué, en función de tus valores y objetivos. Todo lo que hagas sin ese propósito deberías desterrarlo de tus hábitos.
34. Reduce el tiempo que pasas leyendo y escribiendo. Una gran parte de nuestro trabajo consiste en leer y escribir, especialmente con un ordenador. Así que, cuanto menos tiempo emplees en leer y escribir, más trabajo podrás terminar en menos tiempo. Aprende mecanografía y utilizar técnicas de lectura rápida siempre que puedas.
35. Utiliza rutinas para organizar tus tareas repetitivas. Busca la forma óptima de organizar las tareas repetitivas que debes hacer todos los días. Luego escríbelas en forma de rutinas o listas de comprobación, y utilízalas como referencia hasta que las domines. De esa forma nunca olvidarás hacer algo, te será fácil eliminar o añadir nuevas tareas, y tu trabajo será siempre una alta calidad.
36. Domina las herramientas que usas. De la misma forma que leer y escribir rápido aumenta tu productividad, dominar los atajos de teclado, o conocer todas las funciones de los programas que usas habitualmente, te permitirá ahorrar mucho tiempo –y en ocasiones también te permitirá ganarte el reconocimiento de la gente que te rodea.
37. No hagas cambios sin un motivo justificado. La productividad se trata de hacer, no de lo que usas. A veces probamos nuevas herramientas, sistemas y métodos simplemente para eludir nuestra responsabilidad de hacer. Cambiar un sistema de trabajo o una herramienta requiere tiempo, y llegar a dominarlos mucho más tiempo. Piensa muy bien antes de cambiar nada. Antes de hacerlo procura ser honesto e informarte si el cambio te aportará alguna ventaja significativa –¿el nuevo programa de gestión de listas realmente te aporta más potencia, o lo estás probando simplemente porque te parece atractivo o está de moda?
38. No te cierres al cambio. Aunque no es bueno estar cambiando todo el tiempo, hay que estar siempre atento a las novedades. A veces surgen herramientas o formas de trabajo que pueden resultar más efectivas para tus circunstancia. Mantén un ojo crítico, y no tengas reparos en probar algo nuevo si honestamente crees que te puede ayudar.
39. Capitaliza los recursos de la gente que te rodea. Nadie puede llegar muy lejos sin la ayuda de los demás. Trabajar de forma aislada es casi un suicidio productivo. Aprende a delegar eficazmente, descubre y utiliza las capacidades de la gente que te rodea, ayúdalos a alcanzar sus propios objetivos, y ellos te ayudarán a ti.
40. Da seguimiento a las cosas que delegas. Un asunto delegado no significa un asunto terminado. Recuerda que tú sigues siendo el responsable último de que ese algo se realice. Así que registra todos los asuntos delegados en una lista, y dale seguimiento todos los días.
41. Termina las cosas que empiezas. Está muy bien tener un sistema de listas, utilizando un programa de ordenador de última generación, y disponer de una bonito sistema de archivo. Pero si te limitas a organizar y no concluyes, tu trabajo es una pérdida de tiempo. La productividad es hacer, de terminar, no de los programas o sistemas que utilizas para organizarte.
42. Date permiso para abandonar cosas a medias. Aún cuando la productividad es cuestión de hacer, no todo lo que empiezas merece ser terminado. Debes revisar permanentemente tus objetivos, proyectos y tareas en curso. Si algo ya no tiene sentido o ha perdido el interés, no dudes en eliminarlo de tu sistema. No importa el tiempo y recursos que le hayas dedicado: seguir con ello será una pérdida de tiempo y recursos todavía mayor.
43. Di NO con más frecuencia. Lo ideal es que no empieces nada que no te aporte valor. Aprende a deshacerte de proyectos y compromisos antes siquiera de que entren a tu sistema productivo. Y si finalmente tienes que darle entrada –porque forma parte de tus responsabilidades–, procura prometer poco y dar más de lo prometido, en lugar de prometer mucho y luego no cumplir lo prometido. Tu imagen personal ganará muchísimo.
44. Haz las cosas con la máxima calidad posible. Haz un esfuerzo consciente por terminar las cosas bien y a la primera. Un trabajo pobre siempre termina regresando, lo que implicará más tiempo y recursos –justo lo contrario de lo que pretendías–, por no hablar del daño que puede causar a tu reputación. Recuerda: el descuidado SIEMPRE trabaja doble.
45. Aprende a vivir con los “no productivos”. . No trates de cambiar a las personas que rodean para que trabajen como tú. La productividad es algo que debe entenderse y aceptarse de forma voluntaria. Tratar de cambiar a los demás no sólo es una pérdida de tiempo, también suele ser una fuente de discusiones y roces –especialmente con la familia. Ten cuidado, no vaya a ser que al intentar convertir a los demás al “productivismo” tengas que pagar un precio demasiado elevado en comparación con los supuestos beneficios.
46. Sé optimista y positivo. Sí, aunque no lo creas, el optimismo es fundamental para afrontar los retos de una forma constructiva. Alguien optimista siempre se centra en la solución a los problemas, en lugar de en las dificultades, lo que en última instancia te permitirá ser más productivo.
47. Prémiate por el trabajo bien hecho. La productividad no siempre es fácil. Cada vez que consigas un objetivo, superes un obstáculo o avances significativamente en un proyecto, celébralo. Haz algo que te guste, date un respiro. Ve a tu restaurante favorito, o cómprate el libro que llevabas meses queriendo comprar. Ser productivo requiere disciplina, pero también requiere motivación. Y una forma excelente de motivarte es dándote un pequeño lujo cada vez que consigues batir un reto.
48. Disfruta lo que haces. Todas las actividades que llevamos a cabo tienen sus momentos buenos y malos. Pero la mayoría del tiempo, tu actividad principal debería ser placentera. De otro modo estarás desaprovechando gran parte de tu potencial, además de que no estarás en sincronía con tu misión y valores –haciendo virtualmente imposible que seas productivo realmente.
49. No bajes la guardia en ningún momento. Aunque lleves tres meses trabajando de forma productiva, la desmotivación, la baja energía y el caos están siempre al acecho. Al menor descuido tu productividad puede verse seriamente amenazada –de hecho, todos nos hemos caído del tren productivo en más de una ocasión. Así que nunca te confíes.
50.Sé indulgente contigo mismo. Si a pesar de todo terminas cayendo del tren de la productividad, no te desanimes. Como la mayoría de los logros en la vida, ser productivo es cuestión de constancia –como reza el lema de este blog, “la gota de agua no horada la piedra por fuerza, sino por constancia”. Date permiso para fallar, pero no abandones. Si te caes, tómate un descanso, gana un poco de distancia, toma fuerza y vuélvelo a intentar.
Tomado de: http://www.periodico24.com
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